Digitalizar procesos: ¿qué significa y por dónde empezar?
En un entorno cada vez más incierto, cambiante y competitivo, se ha vuelto una necesidad la búsqueda permanente de la eficiencia operativa de las empresas. Las organizaciones no pueden mantenerse haciendo las cosas como siempre se han hecho porque funcionan. Funcionan hoy, pero mañana todo avanza y todo cambia, por eso es un proceso dinámico de búsqueda permanente.
Dentro de este contexto, las empresas saben que necesitan “digitalizar sus procesos”, pero no siempre tienen claro qué significa eso en la práctica, ni cómo iniciar ese camino sin poner en riesgo su operación diaria.
¿Qué significa digitalizar un proceso?
Digitalizar un proceso no es simplemente “pasarlo a la computadora”. Implica transformar una actividad que hoy se realiza de forma manual, en papel o mediante herramientas dispersas (como correos, hojas de cálculo o llamadas telefónicas), en un flujo de trabajo estructurado y automatizado que puede ser gestionado desde una aplicación digital.
Por ejemplo, pensemos en un proceso de aprobación de compras: sin digitalización, puede implicar llenar formularios impresos, esperar firmas físicas, enviar correos y buscar archivos en carpetas físicas o digitales. Con una solución digital, ese mismo proceso puede realizarse con formularios en línea, aprobaciones, alertas y reportes centralizados, todo accesibles desde cualquier dispositivo.
Pero digitalizar no se trata solo de tener la tecnología adecuada para hacerlo. También es necesario replantear el proceso, optimizarlo, eliminando pasos innecesarios, definiendo responsabilidades claras, con una trazabilidad completa, y alineando todo con los objetivos del negocio.
No menos importante es el factor humano. Las organizaciones no cambian con solo incorporar nuevas tecnologías, establecer nuevos procesos o estructuras, sino que cambian cuando las personas involucradas son capaces de adaptarse a esos cambios, asumirlos, y evolucionar con ellos.
Beneficios de digitalizar procesos empresariales
Digitalizar los procesos trae ventajas tangibles, tanto para el equipo interno como para los clientes:
- Estandarización de la información: Estructurar y normalizar los datos operativos, facilitando su análisis y procesamiento por herramientas de inteligencia artificial.
- Visibilidad y control en tiempo real: Monitoreo inmediato de indicadores claves, esencial para entrenar y ajustar modelos de IA basados en información oportuna.
- Base sólida para analítica avanzada: Un entorno digital bien estructurado permite implementar dashboards y herramientas de business intelligence, indispensables para una IA eficaz.
- Ahorro de tiempo y costos: Automatizar tareas reduce el tiempo que el equipo invierte en actividades operativas y repetitivas, y libera recursos para tareas más estratégicas.
- Reducción de errores: Al eliminar la intervención manual en tareas críticas, disminuye el riesgo de errores humanos y retrabajos.
- Mayor control y trazabilidad: Permite monitorear cada etapa del proceso, identificar cuellos de botella y generar reportes en tiempo real para una mejor toma de decisiones.
- Mejor experiencia para el cliente: Con procesos más ágiles, se responde más rápido y con mayor calidad a las solicitudes de los usuarios.
- Escalabilidad: Un proceso digital bien diseñado puede crecer con la empresa sin necesidad de contratar más personal o de cambiar toda la infraestructura.
¿Por dónde empezar?
La digitalización resulta sencilla con una estrategia paso a paso:
- Identificar procesos críticos: No intentar digitalizar todo a la vez. Empezar con procesos que generan cuellos de botella, los que son propensos a errores o tienen alto volumen de uso.
- Definir objetivos claros: ¿Qué se quiere lograr con la digitalización? Puede ser reducir tiempos, mejorar la calidad del servicio, aumentar el control o todo lo anterior.
- Elegir la tecnología adecuada: No se necesita desarrollar software desde cero. En Business Control Hub, por ejemplo, trabajamos con plataformas low-code como Quickbase que permiten construir aplicaciones a medida de forma rápida, segura y flexible.
- Involucrar al equipo: El éxito de la digitalización depende en gran parte de que las personas adopten la herramienta. Hay que escucharlos, cubrir sus necesidades, capacitarlos y mostrarles los resultados concretos desde el inicio.
- Probar, repetir y mejorar: La digitalización no es un proyecto que termina, sino un proceso de mejora continua. Monitorea resultados, ajusta flujos y sigue optimizando.
¿Cómo te ayuda Business Control Hub?
Business Control Hub acompaña a sus clientes en todo el proceso de digitalización, desde el levantamiento, la identificación de oportunidades de mejora de los procesos, hasta la implementación de soluciones tecnológicas en plataformas en la nube y low-code.
BCH desarrolla aplicaciones de negocio personalizadas a las necesidades únicas y particulares de cada empresa, de manera rápida y sencilla. Sea una gran empresa transnacional, una empresa mediana, o una pequeña empresa, de cualquier rubro, la digitalización, y su mejora continua, es hoy en día una necesidad.
Si se busca mejorar la eficiencia operativa de la empresa, aumentar la competitividad, tener mejor trazabilidad y tomar decisiones más informadas, digitalizar los procesos es la respuesta. BCH ayuda a lograrlo.
