En el contexto actual de un mercado cambiante cada vez más competitivo, caracterizado notoriamente por el uso de las nuevas tecnologías de la información, las empresas necesitan flexibilidad y agilidad para adaptarse a los cambios y a las nuevas necesidades de los clientes.
Generalmente, las empresas disponen de sistemas y software elaborados u optimizados especialmente para su situación en un momento determinado, pero frecuentemente sucede que, cuando se afrontan nuevos retos, estos sistemas no permiten realizar cambios de una manera sencilla y ágil. Es aquí cuando toma relevancia un sistema de gestión de procesos como BPM.
BPM es la abreviatura de Business Process Management, que significa Gestión de Procesos de Negocios. En teoría, se define como una metodología de trabajo que tiene como objetivo mejorar la eficiencia de la organización a través de una serie de acciones para sistematizar y optimizar los procesos de negocio, permitiendo una mejor toma de decisiones, visión del negocio como un todo, y facilitar la colaboración con un enfoque hacia el cliente.
En el aspecto práctico, se centra en la tecnología. La tecnología BPM aumenta la visibilidad sobre los procesos de negocio, mejorando su comprensión y garantizando su control. Es una herramienta que impulsa la mejora continua, sin necesidad de hacer grandes inversiones, ya que por lo general puede integrarse con cualquier otro software de gestión con el que ya se esté trabajando.
De manera más precisa, una herramienta BPM es una aplicación conceptualizada para el diseño, gestión y monitorización de procesos y se usa para automatizar, medir y optimizar las operaciones de negocio. Mediante los flujos de trabajo y la colaboración, proporciona métricas y KPIs con los cuales los gerentes puedan mejorar su toma de decisiones y comprobar si sus objetivos están siendo alcanzados, y por lo tanto, si sus estrategias están siendo efectivas o hay que corregirlas.
Entre las aplicaciones BPM más utilizadas están (1) las que integran bases de datos, permitiendo conectar e intercambiar información entre las bases de datos de la organización, integrándola en los formularios y flujos de trabajo; (2) las de servicios web, que permiten el acceso a todo tipo de datos, sean almacenados en bases de datos, sistemas de archivos o correo electrónico directamente a través de la web; (3) las de servidores de correo electrónico, con las cuales el contenido del correo electrónico recibido se puede extraer y usar para rellenar campos de formularios o adjuntar a un flujo de trabajo; (4) las BPM Social y de integración de flujos de trabajo, permite crear flujos de trabajo asociados a eventos de redes sociales, como “tweets”, “me gusta”, o comentarios de Facebook o publicaciones de LinkedIn.
Al implementar tecnología BPM, no solo se optimizan y automatizan procesos, sino que se está transformando la forma de trabajar de las personas y de la empresa para lograr una mejora continua, basada en la adaptabilidad a los cambios, así como en la motivación y compromiso del personal a través de su colaboración y participación en los procesos.
Son muchos los beneficios para el negocio al utilizar BPM, principalmente:
- Transparencia, ya que visibiliza los procesos, creando confiabilidad.
- Mayor control, al permitir seguir y comparar los avances de los procesos, posibilitando una visión completa del negocio en tiempo real.
- Aumento de productividad, con procesos optimizados.
- Reducción de costos, logrando mayor productividad con menores recursos, reduciendo los desperdicios.
- Automatización, que elimina el re trabajo, la acumulación y el retraso en los procesos, generando evidencia de las actividades con fácil acceso a los datos.
Producto de lo anterior, se aportan los elementos para una mejor gestión, facilitando la toma de decisiones, todo lo cual incrementa la competitividad de la empresa y la prepara para afrontar los constantes retos del futuro.
Es hora de apostar por la tecnología para la gestión de los procesos de negocio, y eliminar progresivamente las ineficiencias a la vez de impulsar las fortalezas sobre las que se basa la ventaja competitiva del negocio.
