Así como todos tenemos proyectos personales, las empresas también tienen constantemente proyectos que completar para el logro de sus objetivos de negocio, sea que los denominen de dicha manera o no. Generalmente las grandes empresas cuentan con oficinas y gerencias especializadas que les manejan sus proyectos, pero las pequeñas y medianas empresas a veces simplemente se plantean un objetivo y emprenden acciones para lograrlo basados sobre su propia experiencia e intuición, sin saber que existe toda una disciplina dedicada al estudio sistemático y continuo de cómo gestionar los proyectos para garantizar una mayor probabilidad de éxito.
Los proyectos empiezan con un objetivo que se quiere alcanzar, un resultado por obtener; pudiera ser desde abrir un negocio virtual, lanzar un nuevo producto al mercado, abrir una nueva sucursal, hasta hacer una total transformación de su negocio, o construir un puente o una carretera, en fin, los proyectos pueden ser de cualquier índole, tamaño, costo, e implicaciones. Para alcanzarlos, debemos dirigir nuestros esfuerzos en esa dirección, por lo cual se elabora un plan conformado por actividades concretas interrelacionadas y coordinadas con tal fin. En este plan se debe especificar cómo se van a llevar a cabo las actividades, con qué recursos, en cuánto tiempo, con qué alcance, y todos los factores involucrados.
Dependiendo de la magnitud del proyecto, se pueden necesitar más o menos recursos, y llevarlo a cabo puede resultar más simple o más complejo. Para ayudar a los especialistas en esta disciplina existe el Project Management Institute (PMI), fundado en 1969, y principal organización mundial dedicada a la dirección y gestión de proyectos. Esta organización está orientada a la formación integral del profesional de la Dirección de Proyectos. También tenemos PRINCE2, que es una metodología de Gestión de Proyectos – desarrollada inicialmente por el Ministerio de Comercio del Reino Unido- que busca el éxito en la ejecución de los proyectos.
Sea que nos guiemos por los lineamientos del PMI o por el método PRINCE2, lo cierto es que las organizaciones necesitan de profesionales preparados en Dirección de Proyectos para poder garantizar el éxito de los mismos, ya que los resultados del proyecto están orientados a agregar valor a la organización, y no se deben dejar a la intuición o al azahar. De aquí la importancia de un área específica en las empresas que se dedique a dicha función.
¿Qué es una PMO?
Una PMO es una Oficina de Dirección o Gestión de Proyectos, por sus siglas en inglés (Project Management Office) que es el área dentro de la organización encargada de gestionar de manera centralizada y coordinada los proyectos, para velar por el correcto y exitoso cumplimiento de los mismos, generando valor añadido para el negocio.
Las PMO’s pueden ser muy variadas. Puede ser una gerencia que se encarga de la ejecución directa de los diversos proyectos de una empresa, como puede encargarse solo de dar los lineamientos, normas, herramientas y metodologías a otros gerentes que sean los encargados directos de los diferentes proyectos. Puede estar conformada por un equipo de personas, por una sola persona, o por consultores externos. Todo depende del tipo de organización en que funciona, sobre todo por la cantidad y tipo de proyectos que maneje, y claro, la importancia que le dé la empresa a la Dirección de Proyectos. Pero sea como sea, cada proyecto necesita a alguien que asista o lleve el control de las actividades, la metodología y las herramientas, para que otros gerentes puedan ocupar su tiempo en la toma de decisiones adecuadas sin tener que preocuparse por la ejecución de las tareas operativas de los proyectos.
La PMO entonces será la responsable de establecer y velar por el cumplimiento de las mejores prácticas en los proyectos de una empresa u organización, para esto, se encarga de dar los lineamientos metodológicos para gestionar el proyecto, de proveer las herramientas y formatos a utilizar para una adecuada documentación así como las indicaciones para su correcto uso, y verificarlo, propiciando una comunicación efectiva, de monitorear los diferentes indicadores del proyecto, asegurarse de que los procesos y operaciones se completen a tiempo y dentro del presupuesto, de documentar las lecciones aprendidas para capitalizar las experiencias previas y evitar errores recurrentes así como identificar los riesgos potenciales para poder tomar acciones correctivas a tiempo, y también las oportunidades potenciales, entre otras funciones.
La PMO permite una visión integrada y unificada del estado de los proyectos, del valor que genera el portafolio de proyectos de la empresa, así como origina un lenguaje común entre todas las partes interesadas, factor clave para el éxito de los proyectos. Y si se llevan varios proyectos, vela por que todos sigan los mismos lineamientos metodológicos. Por otro lado, una PMO debe ser también lo suficientemente ágil para adaptarse a los posibles cambios de estrategia, a la vez de facilitar la agilidad organizacional para que las transformaciones sean sostenibles en el tiempo. Una PMO ágil, flexible, y que permita entregar resultados rápidamente, adaptable a las necesidades del entorno incierto y cambiante de nuestros tiempos. La misma implementación de la PMO debe ser enfocada también como un proyecto, cuando no existe una cultura de Dirección de Proyectos, es común el rechazo al uso de su metodología por la falsa sensación de que es un incremento de trabajo sin adición de valor; la PMO facilita a asimilar esta cultura.
De esta manera, implementar una PMO manejada por profesionales experimentados en esta disciplina resulta en beneficios significativos para el negocio, beneficios tangibles, repetibles, y de largo plazo, ya que permite optimizar los recursos de su empresa, contribuyendo a la rentabilidad y al alcance de sus objetivos. Una buena PMO alinea su estrategia con la cultura corporativa. Por esto, la creación de PMO’s, sean con recursos internos o externos, es una tendencia cada vez más fuerte en el contexto empresarial actual.
